Menu

Senab Workplace Strategy

Bring the office together

Senab Workplace Strategy (SWS) är ett holistiskt perspektiv på kontoret. Vad är era mål och visioner, vilket arbetssätt hjälper er att nå era mål, vilken fysisk, IT och service miljö behöver ni och slutligen hur får vi med människorna på banan? För att klara denna uppgift är processen mycket viktig. Processen i SWS täcker Place, IT, Service och People. Utgångspunkten i SWS är en djupgående förstudie.

 

PEOPLE

Med rätt inställning, delaktighet och tydliga överenskommelser får vi med oss alla i kontorsförändringen.

PLACE

Förstudien visar vilken typ av fysisk miljö som stödjer er organisation på bästa sätt.
 

IT

Rätt IT-miljö behövs för att stödja företagets sätt att arbeta vilket förstudien hjälper till att identifiera.

SERVICE

Hur ska servicetjänsterna utformas för att den dagliga verksamheten ska fungera optimalt?
 

Steg för steg

till det verksamhetsbaserade kontoret

1. Varför

Det första som företaget bör göra är att fastställa vad syftet med förändringen är, värde och vinster. Det blir sedan ledstjärnan genom hela projektet vid alla beslut som ska tas.

  • Vilka är de övergripande målen med förändringen?
  • Vilka vinster för företaget kommer uppnås?
  • Vilka vinster för medarbetaren kommer uppnås?

2. Förstudie

Vad är ert nuläge? Vad är ert behov för att kunna utföra ert uppdrag? Likt en orienterare måste vi först veta var vi är, innan vi kan ta ut kursen. Den delen delas upp i två övergripande steg. Beläggningsgrad och aktivitetsanalys.

Beläggningsgrad

För att få till det verksamhetsanpassade kontoret är det viktigt att veta hur vi nyttjar vårt kontor idag. Vilka avdelningar är vid sin arbetsplats mycket resp lite? Vilka dagar har vi mest beläggning? Hur nyttjar vi våra mötesrum? Hur är våra möten fördelade i olika storlekar? Var finns det ledig kapacitet? Senab förser kunden med en väl genomtänkt mall för att mäta det. Mallen är uppdelad per avdelning och våningsplan. Beläggningen är uppdelat på två huvudområden 1. Arbetsplats och 2. Mötesplats. Sekretess är viktigt i detta skede för att arbetet ska fungera så normalt som möjligt. Mätningen pågår under 3 arbetsveckor och mäts 2ggr/dag.

Aktivitetsanalys

Vad är viktigt för medarbetarna för att kunna genomföra sitt uppdrag på ett bra sätt? Skiljer sig olika avdelningar åt? Och på vilket sätt? Hur ser mötesstrukturen ut? Hur långa möten? Hur ofta är mötena? Hur vill man nätverka bättre? Vilka avdelningar behöver integrera mer? Det ger vår analys svar på. Analysen omfattar frågor inom 4 områden. People(beteende), Place(fysisk miljö), IT och Service(kringtjänster). Genom aktivitetsanalysen får företaget en djupgående kunskap om hur företaget jobbar och vilket behov medarbetaren har för att genomföra sitt uppdrag. Analysen ger även en bild av vilka avdelningar som behöver jobba närmare varandra och hur väl kontoret stödjer arbetet idag. Analysen skickas ut som en weblänk till ALLA i företaget och tar 15 min att svara på. Det innebär att den även är en viktig del av implementeringsprocessen av människan. ALLA medarbetare för ge sin bild och blir medbestämmande.

Beläggningsgrad och aktivitetsanalys analyseras av Senab och presenteras i en workshop tillsammans med företagets ledningsgrupp/styrgrupp och arkitekt. Utfallet från workshopen sammanfattas i en rapport tillsammans med beläggning och analys.

 

3. Ställningstagande

Företaget behöver med utgångspunkt från förstudien ta ett eller flera ställningstagande. Vilket arbetssätt ska man ha i sitt nya verksamhetsbaserade kontor? Landskap, cellkontor, flexkontor, aktivitetsbaserat eller en mix av dessa?

4. Fördjupning avdelningsvis

Senab genomför i nästa steg en fördjupning per avdelning med analysresultatet som utgångspunkt tillsammans med arkitekt.

 

5. Lokalprogram och inredningskoncept

Senab tar tillsammans med arkitekt tar fram ett lokalprogram och ett inredningskoncept för ert nya verksamhetbaserade kontor. Det görs med fokus på respektive avdelnings behov. Utgångspunkten är den genomförda analysen och beläggningsgrad. Hur disponerar vi ytan optimalt? Vilka funktioner ska prioriteras? Hur ska ni profilera er genom er inredning?

6. Val av kommunikationsstrategi

Hur kommunicerar vi ut resultatet av förstudien och de ställningstaganden vi har gjort? Implementeringsprocessen av människan börjar direkt och Senab backar upp från början.

7. Budget

Senab hjälper er att sätta budget för hela inredningsprojektet och implementering av människan. Det ger er en totalbudget som blir trovärdig.

8. Upphandling/inköp

Senab hjälper er att upphandla inredningen direkt från producenterna till lägsta nettokostnad i projektet.

 

9. Workshop attityd

Vi hjälper er med få med människan i förändringen. Information och inspiration är viktigt men lyckas endast om man får människor i tydliga överenskommelser hur man tillsammans behöver agera för en lyckad förändring. Detta ä viktigt inför förändringen. Här har vi gedigen kunskap till att driva den processen anpassad till företagets behov.

 

10. Leverans och installation

Senab samordnar leverans och installation av inredningen på ett effektivt och bra sätt.

11. Workshop arbetssätt

Senab bidrar till en verksamhetsanpassad förändringsprocess kopplad till arbetssätt före, under och efter den fysiska kontorförändringen.

12. Uppföljning

Efter genomförd leverans rekommenderar vi en uppföljning på analysen för att säkerställa att det blir så bra som ni önskade.

 

 

Våra kontor

Sverige

Stockholm
Regeringsgatan 66
Göteborg
Fiskhamnsgatan 6C
Malmö
Fersens väg 3
Helsingborg
Drottninggatan 96



Jönköping
Västra Storgatan 19A
Gävle
Nygatan 28
Sundsvall
Storgatan 4
Östersund
Köpmangatan 41



Karlstad
Östra Torggatan 8
Edsbyn
Karls väg 2
Tibro
Stigstaholmsvägen 41
Uppsala
Dragarbrunnsgatan 42



Umeå
Norra Obbolavägen 89



Norge

Oslo
Stålfjæra 26
Bergen
Kokstadflaten 28
Bodø
Nordstrandveien 63
Tønsberg
Storgaten 20



Gjøvik
Kallerudsvingen 9
Arendal
Frolandsveien 6
Kristiansand
Fjellgata 10
Lyngdal
Stasjonsgata 12



Stavanger
Ljosheimvegen 2
Haugesund
Raglamyrveien 24



Internationellt

Kina
Shanghai